Como ter uma gestão efetiva usando informações de BI

No mundo dos negócios, intuição aguçada e bom feeling para a tomada de decisões podem ter seu valor, mas nem de longe são os únicos recursos necessários para um bom gestor.

Você já imaginou se um executivo dependesse apenas disso para comandar uma empresa? Algumas decisões até poderiam ser corretas, mas outras seriam no mínimo duvidosas, decorrentes da falta de informações detalhadas sobre o negócio e seus processos.

Felizmente, organizações têm à disposição uma gama de ferramentas que, quando utilizadas da forma correta, são capazes de elevar – e muito – o nível de gestão.

A questão é como usar com sabedoria tudo isso. Neste contexto, o protagonista é o Business Intelligence – ou, em tradução livre: Inteligência de Negócios ou Inteligência Empresarial. Para os mais íntimos, apenas BI.

Decisões inteligentes, quem não precisa?

O BI é um conjunto de técnicas e ferramentas que auxiliam no processo de transformação de dados brutos e desestruturados (que sozinhos podem não significar muito) em informações preciosas para a gestão da empresa.

E é importante ficar claro que o foco da área de BI não é apenas o Financeiro ou o Marketing, como muitas pessoas tendem a acreditar, porque além de fornecer informações valiosas para o negócio, o BI tem um papel fundamental na redução de custos e na identificação de falhas nos processos internos.

Imagine como seria muito mais fácil gerir o turn over de sua empresa se você tivesse disponível um painel com informações de rotatividade de cada uma das áreas com o motivo de saída das pessoas? Ou gerir a qualidade de atendimento do time de CS se houvesse um estudo que correlacionasse o churn com visitas realizadas, temas tratados e reclamações feitas na Ouvidoria?

Esse é o objetivo principal do Business Intelligence: facilitar e acelerar o processo de tomada de decisão a partir do fornecimento de informações de qualidade para todas as áreas da empresa.

Fórmula (quase) simples

Seja qual for o tipo de negócio, o BI pode – e deve – ser usado. No setor de transporte e logística, além de ser fundamental para a gestão dos indicadores financeiros, comerciais e operacionais, torna-se essencial no processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações relativas às viagens e seus respectivos produtos transportados.

De forma mais prática, é possível transformar os dados de um modelo transacional para um modelo dimensional e criar dashboards com essas informações. O modelo transacional é aquele que encontramos nos bancos de dados dos ERPs e é chamado assim porque foca na transação, permitindo um alto volume de entradas e saídas de dados.

O modelo dimensional é muito utilizado para a arquitetura de BI porque visa armazenar um grande volume de dados e permite a análise histórica desses dados, além de oferecer desempenho e facilidade na construção de consultas.

Podemos dividir a montagem de um sistema de BI em 3 etapas fundamentais. A primeira parte consiste na construção de um repositório de dados, que será responsável pelo armazenamento de todas as informações estruturadas e consolidadas. Além disso, ele irá também determinar o grão, que é a menor parte de análise daquele conjunto de informações.

Sempre comece definindo o grão, porque alterações posteriores costumam ser complexas. O grão de uma análise comercial poderia ser a venda (consolidação de todos os produtos), cada produto vendido (consolidação de todos os itens, não importando o número serial) ou cada item vendido, dependendo do que se quer analisar.

A etapa de ETL (do inglês Extract, Transform, Load ou, em tradução livre, Extração, Transformação, Carregamento) é a segunda etapa e é nela que tudo acontece. É nela que estão contidas todas as regras de limpeza de dados inconsistentes, transformação dos dados de um modelo transacional para relacional, consolidação de dados e qualquer outra operação que se queira fazer com os dados a serem trabalhados.

A última etapa é a criação dos painéis em si. Para isso, podemos utilizar uma ferramenta construída internamente ou uma ferramenta de mercado. A preferência fica com as ferramentas conhecidas como self service business intelligence, porque permitem que o usuário não técnico crie dashboards a partir das informações estruturadas.

Gestão efetiva

Os ganhos são tão expressivos que temos, como exemplo, um case de redução de 4.560 horas por ano com a preparação de materiais para reuniões gerenciais. Isso é possível com automação e ganho de eficiência na gestão, resultados obtidos por meio do BI.

Com o BI alicerçado em quatro pilares, é possível ampliar imensamente os ganhos gerenciais.

1)      Transformação de dados em informação relevante

Vantagem: Oferece ferramentas capazes de converter grandes volumes de dados em dashboards (painéis) estruturados de informação de fácil interpretação.

2)      Automação

Vantagem: Redução de custos com a geração da informação, através de ferramentas que permitem a velocidade e precisão no processo, eliminando interferência humana.

3)      Ganho de eficiência na gestão

Vantagem: Eliminação do investimento de tempo na coleta e estruturação dos dados e transferência dos investimentos de recursos em análise dos problemas e identificação de causas raiz, permitindo ação mais rápida.

4)      Distribuição da informação

Vantagem: Utilização de uma plataforma unificada que centraliza a informação e simplifica o acesso, ao mesmo tempo que permite o controle.

Base em evidências

Amparado nas informações de BI, os gestores conhecem melhor o negócio e, a partir daí, obtêm avanços na tomada de decisões porque passam a se basear em evidências (e não mais no feeling, intuição ou sorte).

Além disso, podemos citar outras melhorias de gestão para quem investe em Business Intelligence:

·         Mais suporte à tomada de decisão, já que facilita o acesso e compartilhamento de informações.

·         Análises de dados em tempo real.

·         Mais visibilidade e identificação dos problemas, prevenção de perdas e redução de prejuízos.

·         Melhorias nas entregas e qualidade dos serviços.

·         Mais agilidade na tomada de decisões e resoluções de problemas.

·         Análise de informações sobre os indicadores da operação.

·         Ganho de qualidade, produtividade e rentabilidade.

Mais do que nunca, o BI tem sido essencial em tempos de elevada competição e de tecnologia avançada. Uma gestão efetiva, alinhada a uma estratégia baseada em dados, é capaz de alavancar os negócios, tornar a operação ainda mais competitiva e dar estabilidade no longo prazo à empresa. Não se esqueça disso!